Obskur Admin
Het interne werkplatform van Obskur Studio.
Obskur Admin is de besloten backoffice waarmee Obskur BV de studio draait. Er zitten projecten en taken in, offertes en facturen, binnenkomende leveranciersdocumenten en boekhouding, en ImageBox: de galerij en het leveringsportaal waarlangs klanten hun fotografie en film bekijken en downloaden.
Het is geen publiek product. Er is geen zelfregistratie en geen proefversie. Accounts bestaan voor het team van Obskur Studio en voor de klantorganisaties en partners waarmee de studio werkt, elk apart uitgenodigd door een beheerder van de studio. Bent u hier zonder uitnodiging beland, dan valt er op deze pagina niets aan te melden.
Aanmelden
Aanmelden gebeurt met Google, en uitsluitend met Google. Er is geen wachtwoord in te stellen en geen tweede account bij te houden. Bij uw eerste aanmelding vraagt Google u de onderstaande machtigingen goed te keuren. Die goedkeuring kunt u op elk moment nakijken of intrekken in uw Google-account.
Niet elk Google-account kan aanmelden. Uw adres moet ofwel op een door de studio gecontroleerd domein staan, ofwel exact overeenkomen met een adres dat een beheerder bij naam heeft uitgenodigd; een adres dat geen van beide is, wordt bij het aanmelden geweigerd en er wordt geen account voor aangemaakt.
Waarom Obskur Admin elke Google-machtiging vraagt
Obskur Admin vraagt de machtigingen hieronder, en achter elke machtiging zit een functie die u in de app kunt aanwijzen. Het meeste van wat de applicatie doet, gebeurt binnen het Google-account waarmee u aanmeldt — maar niet alles. Sommige handelingen namens een organisatie lopen via het gekoppelde Google-account van één beheerder in plaats van via het account van wie ze in gang zette; dagelijkse taken lezen een gekoppelde mailbox en Drive terwijl er niemand is aangemeld, en een taak die om de vijf minuten draait kan de klok rond post versturen vanaf een gekoppeld account. Het privacybeleid zet dat uiteen onder "Toegang terwijl u niet bent aangemeld". Hieronder staat wat de applicatie werkelijk met elke machtiging doet.
- gmail.readonly
Uw Gmail-berichten lezen
De documentverwerking zoekt in recente berichten naar bijlagen in pdf- of beeldformaat, zodat een factuur of bonnetje dat u toegestuurd krijgt bij de juiste entiteit belandt zonder dat u het eerst zelf downloadt; om bij de bijlage te raken haalt zij het volledige bericht op bij Google en neemt daar enkel de bijlage uit. Die zoekopdracht gaat op bestandstype en niet op onderwerp of afzender, zodat privécorrespondentie en bijlagen die niets met de studio te maken hebben samen met de facturen worden opgepikt en geanalyseerd — het privacybeleid zegt dat met zoveel woorden. Het inboxpaneel leest afzender, onderwerp en fragment van ten hoogste tien ongelezen berichten om te tonen welke nog op een antwoord wachten. De opvolgdetectie leest onderwerp, geadresseerde en datum van berichten die u de voorbije veertien dagen verstuurde, en kijkt of er in het gesprek sindsdien iets nieuwers staat, om u te tonen wie nog niet antwoordde. En voor er post vanaf uw eigen adres kan vertrekken, vraagt Obskur Admin aan Gmail het profiel van uw account op om te weten welk adres Gmail als afzender aanvaardt — profielgegevens dus, geen post, maar geleverd door deze machtiging en niet door de verzendmachtiging. Obskur Admin kopieert uw mailbox niet en bewaart geen berichtinhoud.
- gmail.send
E-mail versturen namens u
Post naar klanten kan vertrekken vanaf uw eigen adres en niet vanaf een noreply-robot: offertes, uitnodigingen en meldingen rond ImageBox-leveringen en reviews, workshopuitnodigingen, uitnodigingen om lid te worden van een organisatie, en de eenmalige aanmeldcode waarmee een boekhouder het documentenportaal opent. Obskur Admin verstuurt zo ook de maandelijkse samenvatting van de ImageBox-opslagfacturatie, en de ImageBox-meldingen die een geplande taak om de vijf minuten doorstuurt. Verzenden gebeurt op een handeling van u in de app, door een geplande taak, of door een handeling van iemand anders die de app namens u beantwoordt. Obskur Admin vraagt Google de machtiging die schrijven in uw map Concepten toelaat niet, en kan met de toegang die u verleent dus geen concept in uw mailbox achterlaten.
- calendar
Uw agenda bekijken en beheren
Obskur Admin leest de agenda's op uw account en de afspraken in de periode die u op het scherm hebt, zodat de ingebouwde kalender uw echte dag toont en de dagplanner werk inplant rond afspraken die al vastliggen. De planning die daaruit komt wordt bewaard en bevat de titels en tijdstippen van de afspraken van die dag; het privacybeleid zegt hoelang. Schrijven is smaller dan lezen: plant, verplaatst of ontplant u een taak in Obskur Admin, dan wordt de bijbehorende afspraak in uw hoofdagenda aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd. Alleen afspraken die het zelf heeft aangemaakt worden aangeraakt.
- drive
Uw Google Drive-bestanden bekijken, bewerken, aanmaken en verwijderen
U wijst Obskur Admin de Drive-mappen aan waarin het mag werken: een map met binnenkomende bonnetjes, een map met gescande visitekaartjes, een map voor gearchiveerde documenten. Het toont die mappen zodat u ze kunt kiezen, leest en downloadt de bestanden erin, maakt submappen per datum en een map "# Scanned" aan, verplaatst afgehandelde bestanden daarheen, schrijft het gearchiveerde document terug, en verleent of ontneemt uw boekhouder toegang tot één specifieke map. Obskur Admin vraagt volledige Drive-toegang in plaats van de smallere machtiging per bestand, omdat de mappen waarin het werkt al bestaan, door u zijn gemaakt en vaak op een gedeelde Drive staan, die de smallere machtiging niet kan zien.
Wat er met die gegevens gebeurt
Het privacybeleid van Obskur Admin zet uiteen welke Google-gegevens gelezen worden, wat wel en niet wordt opgeslagen, met wie het gedeeld wordt en hoe lang het bewaard blijft. Het benoemt ook waar uit Google afgeleide inhoud onze servers verlaat: een deel ervan gaat naar de API van Anthropic, zodat een taalmodel de samenvattingen, uitlezingen en voorstellen kan schrijven waar de functies uit bestaan. Lees het voor u het toestemmingsscherm goedkeurt.
Het gebruik en de doorgifte door Obskur Admin van informatie die via Google API's wordt ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten.
Wie Obskur Admin beheert
Obskur Admin wordt gebouwd en beheerd door Obskur BV, een creatieve studio gevestigd in Tielt, België. Voor elke vraag over de applicatie of over uw gegevens kunt u ons bereiken via info@obskur.studio.
Obskur BVDeinsesteenweg 2508700 Aarsele, TieltBelgië